Compliance hos ERV Nordic

Compliance Management Systemet hos ERV Nordic forfølger en række formål

• At sikre overholdelse af de forskellige love og bekendtgørelser, samt interne regler der er relevante for vores forretning
• At undgå risici i forbindelse med ansvar, strafforfølgning og virksomhedens omdømme og styrende organer (fx direktion, bestyrelse) og medarbejdere, og  
• At beskytte kundernes interesser i overensstemmelse med de høje krav vi stiller til os selv  

ERGO Groups Compliance Management System styres af den lokale Compliance funktion (Kristoffer Sandvad Myralf og Elena Hirsbro). Compliance funktionen rapporterer direkte til direktionen i ERV Nordic og med en prikket linje til bestyrelsen for ERV Nordic samt ERGO Compliance. 

For Compliance in ERV Nordic in English, find it here >

Munich RE Code of Conduct

Munich RE Code of Conduct gælder for alle lønmodtagere, ledende ansatte, medlemmer af direktionen og bestyrelsen i ERV Nordic og giver vejledning til den adfærd og etiske principper der er grundlaget for den måde vi driver virksomheden på og som der forventes af ansatte i virksomheden. 

Læs mere her >

Whistleblowing Portal

Vi har i ERV Nordic en whistleblower portal, hvor der kan angives overtrædelser af lokale lovkrav eller principperne fastlagt i Munich Re’s Code of Conduct.

Hvis du bliver opmærksom på en overtrædelse af loven eller en væsentlig overtrædelse af reglerne i Munich Re Code of Conduct, kan du rapportere dette til os her.

Du kan også gøre dette helt anonymt. I så fald skal du overholde sikkerhedsinstruktionen i Whistleblowing Portalen, BKMS.

Whistleblowing Portal >

Compliance Management System

Porteføljen af ansvarsområder for ERV Nordics Compliance funktion omfatter bl.a. systematisk compliance risikoanalyse og løbende forbedring af virksomhedens compliance med de regler vi er underlagt samt uddannelse og rådgivning af kolleger og identifikation af eventuelle overtrædelser.

Opgaverne i ERV Nordic Compliance funktion omfatter:

1. Risikovurdering: Systematisk identifikation og analyse af relevante compliance risici;
2. Early Warning: Definering og løbende forbedring af compliance af regler og normer (interne styringsdokumenter);
3. Rådgivning: Information-, træning- og rådgivning af medlemmer af bestyrelsen, direktionen, personale;
4. Overvågning: Overvågning af overholdelse af lovkrav samt identifikation af brud.

ERV Nordics Compliance funktion udfører disse opgaver på vegne af Europæiske Rejseforsikring A/S, herunder vores nordiske filial(er). Derudover er ERV Nordics Compliance funktion i tæt kontakt med Compliance teamet hos vores moderselskab ERGO Group AG.

Risikovurdering

Kernen i Compliance Management Systemet er en systematisk compliance risikovurdering, og resultaterne danner grundlag for aktiviteterne i ERV Nordics Compliance funktion.

Early Warning

Overholdelse af love og regler i Danmark, Norge og Sverige er selvfølgelig obligatorisk for alle medarbejdere såvel som overholdelse af virksomhedens standarder. På denne måde minimerer ERV Nordic risikoen for på sigt at blive mødt af problemer af hh. økonomisk- og/eller omdømmerisici.

En af de vigtigste regler er i Munich RE Code of Conduct, som fastlægger krav til den etiske adfærd hos alle ansatte, ledende medarbejdere, medlemmer af bestyrelsen og direktionen i ERV Nordics.

Derudover har ERV Nordic andre interne regler der beskriver de etiske retningslinjer vi bør agere efter. F.eks. Guideline on Conflict of Interests and Incentives, der fastlægger reglerne for udbud, planlægning, indkøb og tilrettelæggelse af incitamenter til internt personale og salgsstyrker.

ERGO Group AG arbejder løbende på at udvikle minimumsstandarder, som skal implementeres lokalt i overensstemmelse med lokal lovgivning.

Alle normer, der gælder for ERV Nordic, gennemgås regelmæssigt og opdateres, hvor det er nødvendigt og er tilgængelige for alle ansatte. 

Rådgivende

Information, træning og rådgivning

Regelmæssig kommunikation om compliance-emner er en vigtig del af vores Compliance Management System og øger medarbejdernes bevidsthed og styrker dermed kulturen omkring overholdelse i organisationen. Dette opnås gennem gennem forskellige interne metoder.

Regelmæssige træningssessioner bidrager til at opnå en standardiseret fælles forståelse. Deltagelse er obligatorisk for medarbejdere, ledende medarbejdere og medlemmer af direktionen.

Uddannelse omfatter online moduler samt ansigt til ansigt træningssessioner, hvor ERV Nordics Compliance Funktion informerer hele personalet eller medlemmer af bestyrelsen og ledelsen direkte.

Overvågning

Identifikation og håndtering af overtrædelser

Overtrædelse af lovbestemmelser eller Munich RE Code of Conduct regler samt interne normer tolereres ikke hos ERV Nordic. Hver hændelse vurderes individuelt og sanktioneres afhængigt af omfanget af overtrædelsen. Der foretages også kontrol med, om normer eller processer i selskabet skal ændres.

Overtrædelser identificeres på forskellige måder. Bortset fra regelmæssige henvendelser fra internt personale i virksomheden, kan ERV Nordics medarbejdere, der ønsker at rapportere overtrædelse af love eller andre alvorlige brud, kontakte ERV Nordics Compliance funktion eller ERGO Compliance fortroligt.

Medarbejdere, der ikke ønsker at kontakte ERV Nordics Compliance funktion eller ERGO Compliance direkte, kan kontakte en uafhængig ekstern ombudsmand, der også er forpligtet til at behandle eventuelle henvendelser med streng fortrolighed.

I ERV Nordic går både virksomheden som helhed, samt ansatte, direktion og bestyrelse op i at være compliant med både de interne og eksterne krav der stilles til os, hvorfor dette konsekvent er et fokusområde for alle hos ERV Nordic.